Integritetspolicy – Malmö Företagsgrupper Ekonomisk Förening
Malmö Företagsgrupper är en ekonomisk förening och paraplyorganisation som framför allt tillhandahåller en plattform för nätverkande mellan medlemsföretagen i våra fem företagsgrupper under vårt paraply. Detta innebär att vi samlar in uppgifter om våra medlemmar för att kunna arrangera evenemang själva eller i samarbete med Malmö stad och Malmö universitet samt sprida information från oss, staden och universitetet. Därigenom skapar vi ett nätverk och en plattform utifrån vår verksamhetsplan och som gynnar alla medlemmar.
Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018.
Med anledning av detta har Malmö Företagsgrupper följande integritetspolicy:
- Information gällande vårt medlemsregister m.m.
1.1 Medlemsregister för administration
Malmö Företagsgrupper för medlemsregister med företagets alternativt organisationens namn, namn på kontaktpersoner samt övriga personer inom ert företag/organisation som också önskat att ta del av våra utskick. Vi samlar kontaktuppgifter; företags-, post- och fakturaadresser, telefon, mobilnummer samt e-postadresser. Vi sparar även er hemsideadress och företagslogo om någon sådan finns. Detta medlemsregister är endast tillgängligt för internt arbete, det vill säga för att kunna sköta administrationen av nätverksgruppen.
1.2 Medlemsregister på hemsidan
Då vi är en organisations för nätverkande tillhandahåller vi även ett medlemsregister på vår hemsida så att alla enkelt kan se vilka övriga medlemmar är samt även som en möjlighet för våra medlemmar att synas och enkelt kunna komma i kontakt med varandra. I medlemsregistret på hemsidan syns företagets namn, kortfattad information om företaget, företagets adress, hemsideadress, kontaktperson-/-er på företaget samt deras kontaktuppgifter, det vill säga e-postadress samt telefon/mobilnummer. I förekommande finns även företagets logotype med i medlemsregistret.
1.3 Våra fem företagsgrupper under vår paraplyorganisation
Malmö Företagsgrupper och de fem företagsgrupperna under vårt paraply använder sig av utskickstjänsten i vårt CRM-system Lime CRM. Det innebär att era namn samt e-postadresser även finns registrerade där. Detta då företagsgrupperna bjuder in till evenemang en gång per månad och Malmö Företagsgrupper några gånger per år bjuder in till olika arrangemang, till exempel frukostmöten med Malmö stad och samarrangemang med Malmö universitet.
- Information om tjänster vi använder
2.1 Lime CRM nyhetsbrev
Malmö Företagsgrupper använder sig av nyhetsbrevstjänsten i Lime CRM för våra utskick, till exempel våra inbjudningar. Det innebär att namn samt e-postadress på den person som vill ha våra utskick finns registrerat i Lime CRM.
2.2 Lime CRM anmälningsformulär
Malmö Företagsgrupper och våra fem företagsgrupper under vårt paraply använder sig av ett anmälningsformulär för alla bokningar till Malmö Företagsgruppers och företagsgruppernas evenemang. Här registreras företagsnamnet, namn, e-postadress samt telefonnummer och information om ev. allergier/matpreferenser för den person som anmält sig. Deltagarlistorna i Lime CRM raderas 2 dagar efter att ett event ägt rum. Däremot sparas deltagarlistorna hos oss lokalt.
2.3 Lime CRM kontaktformulär
På vår hemsida har vi också ett kontaktformulär för frågor som skickas till vår Koordinator Kajsa Lövgrens mailadress info@malmoforetagsgrupper.se. De kontaktuppgifter som du registrerar där används endast för att kontakta dig och besvara din fråga och sparas ej någonstans då både medlemmar och icke-medlemmar kan använda sig av detta formulär för att komma i kontakt med oss. Den information som samlas in är företagets namn, kontaktpersonens namn samt kontaktuppgifter.
2.4 Lime CRM formulär för att bli medlem
För att bli medlem i en av våra fem företagsgrupper anmäler du dig via vårt formulär på hemsidan och de uppgifter samlas in enligt punkt 1.1 och 1.2 för vårt medlemsregister på Malmö Företagsgruppers hemsida och informationen sparas som ett prospekt i Lime CRM till dess att företagsgruppernas respektive administratörer behandlat medlemsansökan. Därefter kommer du att kontaktas, välkomnas till din valda företagsgrupp och få mer information och medlemsfaktura.
- Fotodokumentation av våra möten
Malmö Företagsgrupper dokumenterar och fotograferar våra möten och en del av dessa fotografier publiceras på vår hemsida och sociala medier. Vill ni inte bli fotograferade säg ifrån till oss så kommer vi inte fotografera dig. I de fall de som sagt ifrån i förväg skulle komma med på ett fotografi kommer detta raderas.
- Information om vad som samlas in från hemsidan
Nedan följer mer information om vad som samlas in från vår hemsida.
4.1 Cookie-filer
Om du använder dig av kontaktformuläret på vår webbplats kan du välja att spara ditt namn, din e-postadress och webbplatsadress i cookie-filer. Detta är för din bekvämlighet för att du inte ska behöva fylla i dessa uppgifter igen nästa gång du skriver en kommentar. Dessa cookie-filer gäller i ett år.
Om du som administratör från våra företagsgrupper redigerar eller publicerar en artikel kommer en extra cookie-fil att sparas i din webbläsare. Denna cookie-fil innehåller inga personuppgifter utan anger endast inläggs-ID för den artikel du just redigerade. Den gäller under 1 dygn.
När du loggar in kommer vi dessutom att skapa flera cookie-filer för att spara information om din inloggning och dina val för utformning av skärmlayouten. Cookie-filer för inloggning gäller i två dagar och cookie-filer för layoutval gäller i ett år. Om du kryssar i ”Kom ihåg mig” kommer din cookie att finnas kvar i två veckor. Om du loggar ut från ditt konto kommer cookie-filerna för inloggning att tas bort.
4.2 Inbäddat innehåll från andra webbplatser
Artiklar på denna webbplats kan innehålla inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar o.s.v.). Inbäddat innehåll från andra webbplatser beter sig precis på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen.
Dessa webbplatser kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer, bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med sagda inbäddade innehåll, inklusive spårning av din interaktion med detta inbäddade innehåll om du har ett konto och är inloggad på webbplatsen i fråga.
4.3 Analys
Malmö Företagsgrupper använder sig av Google Analytics för att kunna se statistik över antal besökare. Vi samlar inte in några andra uppgifter än antal besökare.
4.4 Vilka vi delar dina data med
Vi använder oss av Em Kjellberg Visuals och Cia Alnerheim Webb & Design för att tillhandahålla vår hemsida. Em Kjellberg Visuals och Cia Alnerheim Webb & Design i sig delar inte några personliga uppgifter med någon annan. För övrig information om vilka tjänster vi använder se punkt 2. Information om tjänster vi använder.
4.5 Hur länge vi behåller era uppgifter
Om du skriver en kommentar i kontaktformuläret kommer kommentaren och dess metadata att sparas utan tidsgräns. Anledningen till detta är att vi behöver kunna hitta och godkänna uppföljningskommentarer automatiskt och inte lägga dem i kö för granskning.
För användare som registrerar sig på vår webbplats sparar vi även de personuppgifter de anger i sin användarprofil i Lime CRM.
4.6 Vilka rättigheter du har över dina data
Om du är administratör eller har skrivit några kommentarer på denna webbplats kan du begära en exportfil med de personuppgifter vi har om dig, inklusive alla uppgifter du har gett oss. Du kan också begära att vi tar bort alla personuppgifter vi har om dig. Detta omfattar inte eventuella uppgifter som vi är tvungna att spara av administrativa, legala eller säkerhetsändamål.
- Övrigt
5.1 Om medlemskapet avslutas
Vid avslutande av medlemskap sparar vi på era uppgifter under 3 månader därefter raderas dessa och endast företagsnamnet samt namn på dåvarande kontaktperson/-er sparas. Detta för att på bästa sätt båda kunna föra statistik samt vid eventuellt återupptagande av medlemskapet förenkla för båda parter. Vill ni att era uppgifter raderas helt efter avslutande av medlemskap meddelar ni oss om detta.
Vid avslutande av medlemskap raderas era medlemsuppgifter från hemsidans medlemsregister inom 3 dagar efter att vi tagit emot er uppsägning. E-postslingan uppdateras kontinuerligt för att vara aktuell.
Våra kontaktuppgifter
För mer information eller frågor kring vad vi samlar in för uppgifter ber vi er kontakta vår Koordinator Kajsa Lövgren via nedanstående kontaktuppgifter.
E-post: info@malmoforetagsgrupper.se
Tel: 073-9639918